Télétravail et déplacements : préparer les accès de votre PME

Partez du travail à réaliser hors du bureau

Le premier contrôle consiste à décrire une journée réelle. Qui doit consulter des documents, participer à une réunion ou utiliser une application métier ? Depuis quel lieu et avec quel appareil ? Un accès à la messagerie ne suffit pas à valider tout le parcours.

Proposition pratique : choisissez une tâche représentative pour chaque métier et faites-la essayer depuis l’environnement prévu. Notez les obstacles, même modestes : fichier introuvable, seconde validation indisponible ou impression nécessaire. Ce relevé sert à organiser les corrections avant le départ.

Vérifiez le poste et la protection des documents

La CNIL recommande de prévoir le chiffrement des équipements mobiles, de limiter les données stockées localement et d’indiquer qui contacter en cas de perte ou de vol. Elle rappelle également les précautions nécessaires dans les lieux publics, notamment la surveillance du matériel.

Demandez au référent informatique de confirmer ce qui est réellement configuré sur les postes concernés. Pour rendre cette vérification exploitable, consignez la date du contrôle et les points restant à traiter. Une liste d’options disponibles dans un logiciel ne décrit pas l’état de votre parc.

Faites préciser les accès distants autorisés

Cybermalveillance.gouv.fr préconise des équipements maîtrisés par l’organisation, la limitation des accès extérieurs et des connexions sécurisées à ses infrastructures, avec un VPN et une double authentification. Le guide insiste aussi sur les mises à jour et les consignes données aux télétravailleurs.

Faites décrire par votre prestataire le chemin prévu pour chaque usage : application cloud, dossier interne ou logiciel métier. Évitez d’ajouter un nouvel outil de connexion dans l’urgence sans examen de ce parcours. Si une opération ne peut pas être réalisée à distance, identifiez-la dans le planning plutôt que de la découvrir au dernier moment.

Un essai simple avant une journée à l’extérieur

Exemple entièrement illustratif : une petite entreprise prépare un déplacement de deux collaborateurs. L’un doit présenter un document ; l’autre doit mettre à jour un dossier partagé. Le test porte sur ces deux tâches, avec leurs comptes habituels et les appareils prévus pour le déplacement.

L’équipe découvre que la présentation est accessible, mais qu’un document de travail est resté sur un poste du bureau. Elle choisit son emplacement professionnel et vérifie les autorisations. Elle convient aussi du travail pouvant être différé si la connexion devient indisponible. Ce scénario ne décrit pas une intervention ni un client SOLYTI.

Donnez des consignes courtes et un moyen de demander de l’aide

Préparez une fiche facile à retrouver avant de partir. Son intérêt est de rendre les décisions compréhensibles : quelles tâches sont possibles, quelle difficulté doit être signalée et comment joindre le support lorsque l’outil habituel est inaccessible ? Faites relire cette fiche par une personne qui utilisera le dispositif.

Le cadre recommandé par la CNIL distingue aussi les usages professionnels et privés des appareils personnels. Leur utilisation doit être évaluée et encadrée ; elle n’autorise pas l’employeur à consulter les éléments privés. Clarifiez ce point avant de demander l’installation d’un outil sur un téléphone personnel.

• Le moyen de contact convenu, accessible même si la messagerie ne fonctionne plus.
• Les usages autorisés et les opérations à reporter si un accès échoue.
• La personne à prévenir en cas de perte ou de vol du matériel.

Intégrez ces vérifications au suivi informatique

Après l’essai, attribuez chaque correction à un responsable et fixez un point de vérification. À la prochaine revue informatique, reprenez les difficultés rencontrées à distance : elles peuvent révéler un problème de rangement des documents, d’accès ou d’organisation qui concerne toute l’entreprise.

Pour en discuter avec SOLYTI, indiquez les usages concernés, les appareils disponibles et les difficultés observées. L’accompagnement en infogérance réunit support, maintenance, administration et conseil dans le périmètre convenu. Le travail hors du bureau mérite le même suivi que les postes sur site, avec des modalités adaptées à votre organisation.